ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження голови

Березнівської районної

державної адміністрації

13.01.2015 №3


ПОРЯДОК

складання, подання, опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації,

що знаходиться у володінні Березнівської районної державної адміністрації

 

Загальні положення

1. Порядок складання, подання, опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації, що знаходиться у володінні Березнівської районної державної адміністрації(далі-Порядок) розроблено на виконання Закону України “Про доступ до публічної інформації“, Указу Президента України від 05 травня 2011 року № 547/2011 “Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації” та з метою систематизації роботи із запитувачами інформації в частині їх доступу до публічної інформації, розпорядником якої є Березнівська районна державна адміністрація (далі – райдержадміністрація).

2. Публічна інформація, розпорядником якої є райдержадміністрація – це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання райдержадміністрацією своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні райдержадміністрації та її структурних підрозділів відповідно до їх повноважень.

3. Запит на інформацію може бути індивідуальним або колективним. Запити можуть подаватися до райдержадміністрації або до її структурних підрозділів в усній, письмовій чи іншій формі (поштою, факсом, телефоном, електронною поштою) на вибір запитувача.

4. У разі подання запиту до райдержадміністрації інформація надається згідно з положеннями цього Порядку. У разі подання запиту на одержання публічної інформації до структурних підрозділів райдержадміністрації, її надання здійснюється згідно з порядками (положеннями), затвердженими відповідними структурними підрозділами згідно із Законом України “Про доступ до публічної інформації“ та Указом Президента України від 05 травня 2011 року № 547/2011 “Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації“.

Персональна відповідальність за забезпечення належного виконання вимог Закону України “Про доступ до публічної інформації” покладається на керівників відповідних органів (розпорядників інформації).

5. Письмовий запит подається в довільній формі. Запит на інформацію має містити: ім'я (найменування) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв’язку, якщо такий є; загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо; підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі. У разі якщо з поважних причин (інвалідність, обмежені фізичні можливості тощо) особа не може подати письмовий запит, його має оформити головний спеціаліст загального відділу апарату райдержадміністрації - відповідальний за роботу із запитами, що надходять до районної державної адміністрації (далі - спеціаліст), обов'язково зазначивши в запиті своє ім'я, контактний телефон, та надати копію запиту особі, яка його подала.

6. Відсутність у запиті інформації про запитувача, зазначеної у пункті 5 цього Порядку, відповідно до Закону України “Про доступ до публічної інформації” є підставою для відмови в задоволенні запиту, про що запитувачу письмово повідомляється у встановлений зазначеним Законом строк.

7. З метою спрощення процедури оформлення письмових запитів на інформацію особа може подавати запит шляхом заповнення відповідних форм запитів на інформацію, які можна отримати у загальному відділі апарату райдержадміністрації та на офіційному веб-сайті райдержадміністрації.

8. У разі надходження запиту на отримання інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь має бути надана не пізніше 48 годин з дня отримання запиту.


Процес отримання запитів щодо надання публічної інформації

9. Запити щодо надання публічної інформації приймаються райдержадміністрацією у робочі дні протягом робочого часу (з понеділка по четвер – з 09.00 до 18.15, у п’ятницю – з 09.00 до 17.00). Запити щодо надання публічної інформації у телефонному режимі, у письмовій чи усній формі, що подаються особисто в адміністративній будівлі, в якій знаходиться райдержадміністрація, не приймаються протягом обідньої перерви (з 13.00 до 14.00).

10. Письмові запити щодо надання публічної інформації, надіслані поштою, отримані за допомогою електронної пошти, телефоном та факсом, подані в усній формі, які адресовані керівництву райдержадміністрації або райдержадміністрації в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, реєструються спеціалістом.

11. Запити щодо надання публічної інформації за допомогою електронної пошти, які адресовані керівництву райдержадміністрації або райдержадміністрації в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, надсилаються на спеціальну електронну адресу райдержадміністрації, яка оприлюднюється на офіційному веб-сайті райдержадміністрації.

12. У разі надходження запитів щодо надання публічної інформації на загальну електронну адресу райдержадміністрації відповідальні працівники апарату райдержадміністрації невідкладно передають такі запити засобами електронної пошти на спеціальну електронну адресу.

13. Запити на отримання публічної інформації, подані в усній формі та телефоном (який оприлюднюється райдержадміністрацією у встановленому порядку), які адресовані керівництву райдержадміністрації або райдержадміністрації в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, оформляються спеціалістом за формою запиту щодо надання інформації, із зазначенням усіх реквізитів запиту, передбачених у пункті 5 цього Порядку, дати та часу прийняття запиту.

14. При зверненні із запитом на отримання публічної інформації за телефоном до структурних підрозділів апарату райдержадміністрації, запитувача переадресовують за відповідним телефоном загального відділу апарату райдержадміністрації.

15. Запити на отримання інформації, які надійшли засобами факсимільного зв’язку, оформляються і реєструються як запити, що надійшли поштою.

16. У разі якщо запит містить суперечливі положення, які не дозволяють однозначно ідентифікувати запит як такий, що підпадає під дію Закону України “Про доступ до публічної інформації“, на будь-якій стадії приймання та реєстрації такого запиту залучається працівник юридичного сектору апарату райдержадміністрації для невідкладного надання правової допомоги в ідентифікації документа. Про надання юридичного висновку працівником юридичного сектору апарату райдержадміністрації невідкладно проставляється відповідна відмітка: “Підпадає під дію Закону України “Про доступ до публічної інформації“, “Не підпадає під дію Закону України “Про доступ до публічної інформації”.

Процес реєстрації та обліку запитів щодо надання публічної інформації

17. Реєстрації підлягають усі отримані запити щодо надання публічної інформації. Відсутність повної інформації про запитувача, зазначеної у пункті 5 цього Порядку, чи інша невідповідність запиту вимогам пункту 5 цього Порядку не є підставою для відмови у реєстрації такого запиту.

18. Запити щодо надання публічної інформації отримують реєстраційну дату надходження до райдержадміністрації фактичного дня надходження. Запити щодо надання публічної інформації, які надійшли після закінчення робочого часу, отримують реєстраційну дату надходження до райдержадміністрації наступного робочого дня за фактичним днем надходження.

19. Реєстрація та облік запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані керівництву райдержадміністрації або райдержадміністрації в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, здійснюються в окремій підсистемі “Запити публічної інформації“. На кожний окремий запит оформляється відповідна реєстраційна картка в електронній системі, в якій, крім даних, зазначених у пункті 5 цього Порядку, обов’язково фіксується час реєстрації.

20. При реєстрації в електронній системі документообігу запити щодо надання публічної інформації класифікуються за:

статусом запитувача (фізична або юридична особа): громадська організація, ЗМІ, підприємство тощо;

територією знаходження запитувача: райони області, міста обласного значення, інші області тощо;

тематикою запиту;

способом отримання запиту: письмово, електронною поштою, телефоном, факсом, подано особисто.

21. На прохання запитувача, який особисто подав запит щодо надання публічної інформації в адміністративній будівлі райдержадміністрації, спеціаліст проставляє реєстраційний номер на другому примірнику запиту, який запитувач залишає собі, або на ксерокопії.

22. Реєстраційні картки, запити на паперових носіях та відповіді, які надано запитувачу, формуються у справи та зберігаються в архіві загального відділу апарату райдержадміністрації.

 

Процес розгляду запитів щодо надання публічної інформації

23. Первинний розгляд запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані керівництву райдержадміністрації або райдержадміністрації в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, внесення пропозицій для вчинення резолюцій із дорученнями на підготовку проекту відповіді запитувачу здійснює спеціаліст та передає голові районної державної адміністрації.

24. Після розгляду запити з відповідною резолюцією голови районної державної адміністрації спеціалістом передаються до структурних підрозділів райдержадміністрації та її апарату (далі – структурні підрозділи), які згідно з резолюціями мають підготувати проект відповіді запитувачу. Термінові запити з терміном розгляду 48 годин передаються на розгляд структурним підрозділам негайно після накладення резолюції.

25. Структурні підрозділи розглядають запит та готують проект відповіді за підписом голови районної державної адміністрації.

26. Проекти відповідей подаються на підпис у двох примірниках.

До проекту відповіді у разі необхідності додаються копії документів (як до першого, так і до другого примірників).

27. Термін підготовки відповіді зазначається в реєстраційній картці, але не може перевищувати чотирьох робочих днів з дня реєстрації.

28. У разі якщо запит стосується сфери повноважень декількох структурних підрозділів, відповідальним за підготовку проекту відповіді запитувачу є структурний підрозділ, зазначений у резолюції першим (на нього покладається узагальнення інформації).

29. Проект відповіді запитувачу, завізований керівником структурного підрозділу, який готував проект (у разі коли інформацію готували декілька структурних підрозділів, проект відповіді візують всі керівники), першим заступником, заступником голови райдержадміністрації, керівником апарату райдержадміністрації відповідно до розподілу функціональних повноважень подається на підпис голові районної державної адміністрації.

30. Після підписання у голови районної державної адміністрації відповідь на запит із додатками передається загальному відділу апарату райдержадміністрації для реєстрації та невідкладного надсилання запитувачу.

31. При наданні відповіді на запит електронною поштою, лист після його підписання та копії відповідних документів, що додаються до нього, скануються і надсилаються запитувачу спеціалістом.

32. У разі коли запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, строк розгляду запиту може бути обґрунтовано продовжено до 20 робочих днів.

33. У разі продовження строку розгляду запиту відповідний структурний підрозділ, на розгляді якого знаходиться запит, не пізніше 5 робочих днів з дня отримання запиту, готує проект листа на адресу запитувача про продовження строку розгляду запиту з обґрунтуванням причин продовження. Після підписання листа головою райдержадміністрації, спеціаліст надсилає лист особі, що подала запит на інформацію.

34. Керівники відповідних структурних підрозділів несуть персональну відповідальність за організацію розгляду запитів щодо надання публічної інформації згідно з резолюцією та дотримання термінів їх розгляду у відповідному підрозділі, а також за зміст підготовлених структурним підрозділом проектів відповідей.


Процес контролю за дотриманням термінів розгляду запитів

щодо надання публічної інформації

35. Відповідальними за дотримання термінів розгляду запитів та підготовки відповідей є структурні підрозділи, а також особи, зазначені в резолюції голови районної державної адміністрації, та безпосередні виконавці.

36. У разі порушення структурним підрозділом термінів підготовки проекту відповіді запитувачу спеціаліст протягом одного робочого дня інформує про цей факт голову райдержадміністрації для вжиття відповідних заходів.

 

 

Керівник апарату адміністрації                                                                Н.Стасюк